Level 6 · Lesson 11

औपचारिकः विद्युत्पत्रः
Writing a formal email in Sanskrit

विद्युत्पत्रस्य रचना — विषयः, मान्यसम्बोधनं, सविनयनिवेदनं च।

Subject line, formal salutation, polite request — the formal email template.

श्रवणम् · Listen

अवकाशार्थम् आवेदनम्

तनुजा — पितः, श्वः मम पितृव्यस्य गृहे पूजा अस्ति। विद्यालयात् अवकाशः आवश्यकः।
Father, tomorrow there's a pūjā at my uncle's house. I need leave from school.

पिता — तर्हि प्रधानाचार्याय विद्युत्पत्रं प्रेषय। औपचारिकशैल्या लिख।
Then send the principal an email. Write it in formal style.

तनुजा — औपचारिकशैली कीदृशी?
What does formal style look like?

पिता — प्रथमं विषयः, ततः ‘मान्याः महोदयाः’ इति, ततः ‘सविनयं निवेदनम्’ इति। पश्य, अहं दर्शयामि।
First a subject line, then ‘respected sir/madam’, then ‘I respectfully submit…’. Look, I'll show you.

विद्युत्पत्रम् · The email

प्रति — प्रधानाचार्याः, सरस्वतीविद्यालयः।

विषयः — एकदिनस्य अवकाशार्थं निवेदनम्।

मान्याः महोदयाः, सादरं प्रणामाः।

सविनयं निवेदनम् अस्ति यत् श्वः, जून्-मासस्य एकादशे दिनाङ्के, मम गृहे धार्मिकः कार्यक्रमः अस्ति। अतः अहं विद्यालयम् आगन्तुं न शक्नोमि। कृपया मह्यम् एकदिनस्य अवकाशं ददतु। अनुपस्थितिकाले यः पाठः भविष्यति तं स्वयम् एव पठिष्यामि।

धन्यवादैः सह,

भवदीया विश्वासिनी छात्रा, तनुजा शर्मा, नवमी कक्ष्या।

विवरणम् · Explanation

औपचारिकपत्रस्य लक्षणानि — १. “विषयः” इति एकवाक्येन प्रयोजनम्। २. “मान्याः महोदयाः” इति बहुवचनेन गौरवम्। ३. “सविनयं निवेदनम् अस्ति यत्…” इति निवेदनस्य आरम्भः। ४. “कृपया … ददतु” इति प्रार्थना। ५. “धन्यवादैः सह, भवदीयः विश्वासी” इति समापनम्।

Marks of the formal register: a one-line विषयः stating your purpose; the honorific plural मान्याः महोदयाः (plural = respect, even for one person); the formula सविनयं निवेदनम् अस्ति यत्… ‘it is respectfully submitted that…’; requests with कृपया plus the imperative (ददतु, also honorific plural); and the closing धन्यवादैः सह, भवदीयः विश्वासी (a woman writes भवदीया विश्वासिनी). Compare last lesson's सस्नेहं नमस्ते — same language, different dress.

अन्तिमं वाक्यं पश्यतु — “तं स्वयम् एव पठिष्यामि” इति। प्रार्थनायां स्वस्य उत्तरदायित्वं दर्शयति चेत् निवेदनं बलवत् भवति।

Notice the last body sentence — promising to make up the missed lesson yourself. Showing responsibility makes any request stronger, in Sanskrit as in life.

शब्दाः · Vocabulary

शब्दः	Meaning
विद्युत्पत्रम्	email
विषयः	subject
मान्यः	respected
सविनयम्	humbly, respectfully
निवेदनम्	submission, request
अवकाशः	leave, holiday
अनुपस्थितिः	absence
विश्वासी / विश्वासिनी	faithful (m./f.)

अभ्यासः · Practice

औपचारिकपत्रे प्रार्थना कथं क्रियते? How is a request made in a formal letter?

________ निवेदनम् अस्ति यत् श्वः अहम् आगन्तुं न शक्नोमि। I RESPECTFULLY submit that I cannot come tomorrow.

वाक्यं रचयतु — “Please grant me one day's leave.” Arrange the words.

योजयतु — अनौपचारिकम् औपचारिकं च। Match the informal phrase with its formal counterpart.

“विषयः” इति पङ्क्तौ किं लेखनीयम्? What goes in the viṣayaḥ line?

वाक्यव्यवहारः · Use it

स्वस्य कृते एकं वास्तविकं प्रसङ्गं चित्वा औपचारिकं विद्युत्पत्रं लिखतु — पुस्तकालयात् पुस्तकयाचना, कार्यक्रमे भागग्रहणस्य अनुमतिः इत्यादि। विषयः, मान्यसम्बोधनं, सविनयनिवेदनं, कृपया-प्रार्थना, समापनं च — पञ्च अपि अङ्गानि भवन्तु।

Choose a real situation — requesting a library book, asking permission to join an event — and draft the formal email: subject, honorific salutation, सविनयं निवेदनम् opener, a कृपया request, and the faithful sign-off. Keep this as your reusable template.